臺中市外埔區戶政事務所檔案閱覽作業要點
一、 臺中市外埔區戶政事務所(以下簡稱本所)為辦理檔案法第十七條有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項，特訂定本要點。
二、 申請閱覽、抄錄或複製本所檔案(以下簡稱閱覽檔案)，應填具檔案應用申請書(如附件一)並敘明理由向本所提出申請，有代理人代為申請者，應提出委任書(如附件二)，並敍明其關係。
前項申請書得以親自持送或以書面郵寄方式為之。
三、 申請應用檔案，各承辦單位非有法律依據不得拒絶。但有檔案法第十八條規定，有下列情形之一者，不在此限：
(一) 有關國家機密者。
(二) 有關犯罪資料者。
(三) 有關工商秘密者。
(四) 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
(五) 有關人事及薪資資料者。
(六) 依法令或契約有保密之義務者。
(七) 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
四、 本所受理閱覽檔案申請案件，經收發人員收文掛號後，依其檔案業務性質分由各業務承辦人員依下列程序辦理：
(一) 業務承辦人員受理閱覽檔案申請案，應先檢視申請書內容是否符合規定，如有不符規定或資料不全者，應通知申請人於七日內補正，逾期不補正或未完全補正者，逕行駁回之。
(二) 本所對於申請案件之准駁，應自受理之日起30日內為之。如須補正資料者，自申請人完成補正之日起算。
(三) 業務承辦人員經檢視申請書內容無誤後，應向檔案管理單位辦理調案，並擬妥審核通知書併同申請審核表(如附件三)簽陳主管核示後函覆申請人，並副知檔案管理單位。
五、 核准閱覽之檔案，部分有應限制公開者，應僅就其可公開部分准予閱覽。
前項檔案如有部分抽離或遮掩之必要，應於申請審核表中註明。
六、 申請人申請閱覽檔案時，如需複製、郵寄閱覽之檔案時，本所業務承辦人員應先收取手續費及複製費用後，將檔案複製併同收據寄交申請人。
七、 申請人至本所閱覽檔案時，應出示審核通知書、備有本人相片之身分證明文件及其他相關證明文件正本，經本所業務承辦人員完成登記程序後，始得閱覽檔案。委託代理人到場時並應同時出示委託書正本。
八、 業務承辦人員將檔案交付申請人使用時，應請其於檔案閱覽簽收單簽名。
九、 本所檔案之閱覽，一律在本所為之，並應當日歸還；閱覽人如需暫時離開，應將檔案交予本所檔管人員保管，不得攜出閱覽處所。
十、 檔案閱覽完畢，業務承辦人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形，並依規定辦理調案歸還；並於檔案應用簽收單上註記還卷，並將一聯交付申請人收執；如有污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後並依相關規定辦理。
十一、業務承辦人員應將檔案應用簽收單影本併同供閱覽檔案交還檔案管理人員，並依相關規定辦理調案歸還。
十二、申請人閱覽檔案，應保持檔案資料之完整，不得有下列行為：
(一) 攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物品。
(二) 拆散已裝訂完成之檔案。
(三) 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
(四) 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
有違反前項各款情形者，本所得停止其閱覽檔案，並紀錄之；涉及刑事責任者，移送法辦。
十三、申請人閱覽檔案應至本所指定之處所為之。閱覽時間除例假日及國定假日外，為星期一至星期五上午九時至十一時；下午二時至四時。
十四、申請閱覽檔案經核准者，其費用除其他法令另有規定外，應依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」繳費：
(一) 申請閱覽、抄錄檔案，計費以每二小時為單位費用為新台幣二十元；不足二小時，以二小時計算。
(二) 複製檔案資料，應依檔案複製收費標準表繳納費用。
(三) 複製檔案資料，如另需提供郵寄服務者，其郵遞費用以實支數額計算，每次並加收處理費用新臺幣五十元。
前項收費由業務承辦人員收取閱覽抄錄或複製費後開立收據交付申請人。